마케팅 대행사용 콘텐츠·키워드·일정 관리 시스템 개발

마케팅 대행사와 콘텐츠 운영팀은 여러 고객사의 콘텐츠를 동시에 관리합니다.

• 블로그 주제
• 검색 키워드
• SNS 게시물
• 광고 문안
• 이미지와 영상
• 발행 일정
• 담당자
• 고객 검수
• 성과 리포트

초기에는 Google Sheets, Notion, 메신저와 이메일을 조합해 운영할 수 있습니다.

하지만 고객사와 채널, 콘텐츠 수가 늘어나면 다음 문제가 생길 수 있습니다.

• 어떤 콘텐츠가 어느 단계인지 알기 어려움
• 같은 키워드가 반복됨
• 고객 피드백이 메신저에 흩어짐
• 최신 파일을 찾기 어려움
• 발행 일정이 누락됨
• 담당자별 업무량을 확인하기 어려움
• 고객에게 매번 수작업으로 보고
• 채널별 성과를 한곳에서 보기 어려움

이때 고객사, 키워드, 콘텐츠, 일정과 검수 과정을 연결하는 업무관리 시스템을 검토할 수 있습니다.

핵심은 단순한 달력과 게시판이 아니라 콘텐츠가 기획에서 발행과 성과 확인까지 이동하는 전체 흐름을 관리하는 것입니다.

주요 사용자

• 대행사 최고 관리자
• 프로젝트 매니저
• 콘텐츠 기획자
• 작성자
• 디자이너
• 영상 제작자
• 광고 담당자
• 고객사 담당자
• 외부 프리랜서

사용자마다 볼 수 있는 고객사와 수정 가능한 영역이 다를 수 있습니다.

여러 고객사 구조

대행사는 각 고객사의 데이터를 분리해야 합니다.

고객사별 관리 정보:

• 회사명
• 브랜드
• 담당자
• 계약 기간
• 계약 상품
• 운영 채널
• 월 콘텐츠 수
• 주요 키워드
• 브랜드 가이드
• 금지 표현
• 승인자
• 보고 일정

고객사 A의 콘텐츠와 내부 의견이 고객사 B에게 노출되지 않아야 합니다.

고객사 포털

고객이 직접 로그인해 다음 업무를 할 수 있습니다.

• 콘텐츠 일정 확인
• 초안 검수
• 수정 요청
• 승인
• 파일 다운로드
• 성과 리포트
• 댓글
• 계약 범위 확인

고객이 시스템을 직접 사용하지 않는다면 외부 검수 링크만 제공할 수도 있습니다.

브랜드 관리

한 고객사가 여러 브랜드와 상품을 운영할 수 있습니다.

고객사
→ 브랜드 A
→ 브랜드 B
→ 브랜드 C

브랜드별로 다음 설정이 다를 수 있습니다.

• 로고
• 색상
• 말투
• 주요 고객
• 상품
• 금지 표현
• 콘텐츠 채널
• 해시태그
• CTA
• 참고 자료

브랜드 가이드

콘텐츠 작성자가 확인할 수 있는 정보:

• 브랜드 소개
• 핵심 메시지
• 대표 고객
• 좋은 표현
• 피해야 할 표현
• 공식 제품명
• 경쟁사 언급 규칙
• 이미지 스타일
• 로고 사용
• 필수 고지

문서와 파일을 브랜드별로 저장할 수 있습니다.

콘텐츠 유형

• 블로그 글
• 인스타그램 게시물
• 릴스·숏폼
• 유튜브
• 뉴스레터
• 광고 문안
• 랜딩 페이지
• 보도자료
• 카드뉴스
• 고객 사례

콘텐츠 유형마다 입력 항목과 검수 방식이 다릅니다.

콘텐츠 기본 정보

• 제목
• 고객사
• 브랜드
• 채널
• 콘텐츠 유형
• 담당자
• 키워드
• 발행 예정일
• 상태
• 초안
• 이미지
• 링크
• 고객 피드백
• 최종 발행 URL

콘텐츠 상태

일반적인 흐름:

아이디어
→ 기획
→ 작성 중
→ 내부 검수
→ 고객 검수
→ 수정 중
→ 승인
→ 발행 예정
→ 발행 완료
→ 성과 확인

콘텐츠 유형과 고객사마다 흐름이 다를 수 있습니다.

상태를 지나치게 세분화하면 관리가 복잡해질 수 있으므로 실제 업무 단계만 남기는 것이 좋습니다.

상태 변경 권한

• 작성자는 초안 제출
• 팀장은 내부 승인
• 고객은 승인·수정 요청
• 관리자는 발행 완료 처리

상태에 따라 알림을 자동으로 보낼 수 있습니다.

콘텐츠 캘린더

월·주·일 단위로 콘텐츠 일정을 확인합니다.

표시할 정보:

• 고객사
• 브랜드
• 채널
• 콘텐츠 제목
• 상태
• 담당자
• 발행일

색상 기준:

• 고객사
• 채널
• 상태
• 담당자

색상이 너무 많으면 구분하기 어려우므로 하나의 기준을 선택하는 것이 좋습니다.

달력 드래그 변경

콘텐츠를 드래그해 발행일을 변경할 수 있습니다.

변경 시 확인할 내용:

• 담당자 알림
• 고객 승인 여부
• 마감일
• 다른 일정과 충돌
• 변경 이력
• 외부 캘린더 동기화

반복 일정

• 매주 월·수·금 SNS
• 매주 화요일 블로그
• 월 1회 뉴스레터

반복 일정에서 실제 콘텐츠를 자동 생성할지, 일정 템플릿만 생성할지 정해야 합니다.

콘텐츠 할당량

고객사 계약에 따라 월 발행 수가 정해질 수 있습니다.

블로그 월 8건
인스타그램 월 12건
뉴스레터 월 1건

관리자가 계약 수량과 현재 진행률을 확인할 수 있습니다.

계약 범위와 실제 발행 수

대시보드 예시:

블로그
계약 8건 / 발행 6건 / 승인 대기 2건

SNS
계약 12건 / 발행 9건 / 제작 중 3건

월 이월과 추가 콘텐츠 비용을 어떻게 처리할지도 정할 수 있습니다.

키워드 관리

고객사별 검색 키워드를 관리합니다.

• 키워드
• 검색 의도
• 카테고리
• 우선순위
• 대상 페이지
• 사용 콘텐츠
• 최근 사용일
• 상태
• 성과

키워드 중복 방지

같은 고객사에서 비슷한 주제의 콘텐츠가 반복될 수 있습니다.

확인할 수 있는 정보:

• 기존 콘텐츠 제목
• 사용 키워드
• 발행일
• 유사 키워드
• 대상 URL

새 콘텐츠를 등록할 때 중복 후보를 보여줄 수 있습니다.

키워드 그룹

홈페이지 제작
- 기업 홈페이지 제작
- 회사 홈페이지 비용
- 홈페이지 외주 업체
- 반응형 홈페이지 제작

하나의 핵심 주제 아래 여러 세부 키워드를 관리할 수 있습니다.

키워드와 콘텐츠 연결

한 콘텐츠에 주 키워드와 보조 키워드를 연결합니다.

주 키워드:
웹개발 외주 비용

보조 키워드:
개발 견적
개발 업체
웹서비스 비용

키워드 상태

• 후보
• 기획 예정
• 콘텐츠 작성 중
• 발행 완료
• 개선 필요
• 제외

콘텐츠 브리프

작성자에게 전달할 기획 정보를 구조화할 수 있습니다.

• 콘텐츠 목적
• 대상 독자
• 주 키워드
• 보조 키워드
• 제목 후보
• 목차
• 필수 내용
• 참고 자료
• CTA
• 글자 수
• 금지 표현
• 경쟁 콘텐츠
• 마감일

AI 콘텐츠 생성

시스템 안에서 초안을 생성할 수도 있습니다.

브랜드 정보
+ 키워드
+ 콘텐츠 브리프
→ AI 초안 생성

AI 기능에서 필요한 범위:

• 프롬프트
• 결과 저장
• 부분 재생성
• 사용량
• 비용
• 검수
• 관리자 설정

AI가 생성한 사실과 수치는 담당자가 확인해야 합니다.

콘텐츠 편집기

• 제목
• 본문
• 이미지
• 링크
• 표
• 미리보기
• 자동 저장
• 버전
• 댓글

전문적인 블로그 에디터 전체를 새로 만들기보다 외부 문서 링크를 연결하는 방식으로 시작할 수도 있습니다.

외부 문서 연결

• Google Docs
• Notion
• Figma
• Drive
• Dropbox

시스템은 일정과 상태만 관리하고 실제 제작물은 외부 도구에 둘 수 있습니다.

장점:

• 초기 개발비 감소
• 익숙한 도구 활용

한계:

• 권한 분산
• 링크 변경
• 최신 버전 혼동
• 통합 검색 어려움

파일 관리

콘텐츠별로 파일을 연결합니다.

• 원고
• 이미지
• 영상
• 썸네일
• 로고
• 참고 자료
• 최종본

파일 버전:

디자인 1차
고객 수정본
최종 승인본
발행용

대용량 영상은 별도 저장소를 사용하거나 외부 링크로 관리할 수 있습니다.

내부 댓글

팀원이 콘텐츠에 의견을 남깁니다.

• 일반 댓글
• 담당자 호출
• 파일
• 해결 여부
• 작성 시간
• 수정 이력

고객에게 보이면 안 되는 내부 댓글과 고객 공개 댓글을 구분해야 합니다.

고객 피드백

고객이 다음 방식으로 검수할 수 있습니다.

• 시스템 로그인
• 외부 검수 링크
• 이메일 회신
• 댓글
• 승인·수정 요청

고객 피드백이 메신저로 들어오더라도 담당자가 시스템에 기록할 수 있어야 합니다.

고객 검수 링크

로그인 없이 제한된 링크로 콘텐츠를 확인할 수 있습니다.

• 만료
• 비밀번호
• 댓글
• 승인
• 수정 요청
• 다운로드
• 링크 취소
• 열람 이력

승인

승인 시 다음을 기록할 수 있습니다.

• 승인자
• 승인일
• 승인 버전
• 승인 의견
• 발행 예정일

승인 후 콘텐츠가 수정되면 재승인이 필요한지 정해야 합니다.

수정 요청

수정 요청 항목:

• 요청 내용
• 요청자
• 우선순위
• 담당자
• 마감일
• 상태
• 완료 답변

수정 횟수가 계약과 연결되는 경우 횟수를 기록할 수 있습니다.

버전 관리

초안
내부 검수본
고객 1차 검수본
수정본
최종 승인본
발행본

텍스트 자체를 시스템에서 관리하지 않는다면 파일과 링크 버전만 기록할 수 있습니다.

담당자와 업무 배정

• 기획자
• 작성자
• 디자이너
• 영상 담당
• 내부 검수자
• 고객 담당자

한 콘텐츠에 여러 담당자를 연결할 수 있습니다.

개인 업무 화면

담당자가 확인할 내용:

• 오늘 마감
• 지연 업무
• 검수 대기
• 수정 요청
• 이번 주 일정
• 읽지 않은 댓글

업무량 확인

관리자는 담당자별 진행 상황을 확인할 수 있습니다.

• 배정 건수
• 완료 건수
• 지연
• 검수 대기
• 평균 처리 기간

숫자를 직원 평가에 직접 사용하는 경우 업무 특성과 난도를 함께 고려해야 합니다.

마감 알림

• 마감 3일 전
• 마감 당일
• 지연
• 고객 검수 대기
• 승인 완료
• 발행 예정

알림 채널:

• 웹
• 이메일
• Slack
• 사내 메신저

자동 발행

자체 홈페이지와 CMS에 콘텐츠를 자동 발행할 수 있습니다.

외부 채널은 공식 API와 현재 정책에 따라 가능한 범위가 달라질 수 있습니다.

연동 전 확인할 항목:

• 게시 API
• 계정 인증
• 이미지·영상
• 예약 발행
• 글자 수
• 태그
• 실패 처리
• 게시물 URL

자동 발행이 어렵다면 발행 준비 완료 상태와 체크리스트까지만 시스템에서 관리할 수 있습니다.

발행 완료

운영자가 다음 정보를 입력하거나 자동으로 가져올 수 있습니다.

• 발행 URL
• 발행 시각
• 게시물 ID
• 채널
• 최종 콘텐츠
• 담당자
• 오류

발행 체크리스트

[ ] 제목 확인
[ ] 이미지
[ ] 링크
[ ] 태그
[ ] 오탈자
[ ] 고객 승인
[ ] 공개 설정
[ ] 모바일
[ ] CTA

성과 데이터

콘텐츠 성과를 연결할 수 있습니다.

• 노출
• 조회
• 클릭
• 체류
• 전환
• 검색 순위
• 좋아요
• 댓글
• 공유
• 광고 비용

데이터를 자동으로 가져올 수 있는지는 각 플랫폼의 API와 권한에 따라 달라집니다.

수동 성과 입력

API가 없거나 초기 단계라면 월별 성과를 수동으로 입력하거나 엑셀 업로드할 수 있습니다.

성과 리포트

고객사별 월간 리포트를 만들 수 있습니다.

• 발행 콘텐츠
• 주요 성과
• 채널별 지표
• 상위 콘텐츠
• 키워드
• 다음 달 계획
• PDF
• 엑셀

자동 생성된 숫자와 실제 플랫폼 데이터가 일치하는지 검수해야 합니다.

고객용 대시보드

고객이 확인할 수 있는 정보:

• 콘텐츠 일정
• 검수 대기
• 발행 현황
• 계약 수량
• 성과
• 리포트
• 담당자 문의

내부 원가와 직원 메모는 고객에게 보이지 않아야 합니다.

외부 프리랜서

프리랜서에게 특정 콘텐츠만 할당할 수 있습니다.

• 제한된 고객 정보
• 작업 파일
• 마감
• 댓글
• 제출
• 수정 요청

다른 콘텐츠와 고객사의 정보에 접근하지 못하도록 권한을 제한해야 합니다.

대행사 관리자

고객사 관리

• 계약
• 담당자
• 브랜드
• 채널
• 할당량
• 상태

콘텐츠 관리

• 전체 콘텐츠
• 일정
• 상태
• 지연
• 승인

사용자 관리

• 직원
• 프리랜서
• 고객
• 역할
• 접근 고객사

키워드 관리

• 전체 키워드
• 중복
• 사용 현황
• 성과

통계

• 고객사별 발행
• 직원 업무
• 검수 기간
• 지연
• 재수정률
• 계약 대비 발행량

고객사별 권한

한 직원이 여러 고객사를 담당하고 고객은 자기 회사만 볼 수 있습니다.

권한 예시:

• 전체 관리자
• 고객사 PM
• 제작자
• 고객 승인자
• 외부 작업자
• 열람 전용

수정 이력

중요한 변경:

• 발행일
• 담당자
• 상태
• 승인
• 고객 피드백
• 계약 수량
• 성과 수치

검색

• 콘텐츠 제목
• 키워드
• 고객사
• 브랜드
• 담당자
• 발행 URL
• 상태
• 기간

데이터 이전

기존 Notion과 Sheets의 데이터를 가져올 수 있습니다.

• 고객사
• 콘텐츠
• 일정
• 키워드
• 담당자
• 상태
• 링크
• 성과

기존 문서의 구조가 일정하지 않으면 정제 작업이 필요합니다.

개발 비용을 결정하는 요소

MVP로 시작하는 방법

1단계

• 고객사
• 브랜드
• 콘텐츠 목록
• 상태
• 담당자
• 콘텐츠 캘린더
• 키워드
• 외부 문서 링크
• 내부 댓글

2단계

• 고객 검수 링크
• 승인·수정 요청
• 계약 할당량
• 파일 버전
• 알림
• 고객 대시보드

3단계

• AI 생성
• 자동 발행
• 채널별 성과
• 자동 리포트
• 프리랜서 포털
• 고급 통계

처음부터 제작 도구와 모든 채널 API를 연결하기보다 현재 가장 많이 누락되는 일정과 검수 과정부터 시스템화하는 것이 좋습니다.

요구사항 양식

대행사 유형:
현재 고객사 수:
브랜드 수:
월 콘텐츠 수:
운영 채널:
콘텐츠 유형:
콘텐츠 상태:
담당자 역할:
고객 검수 방식:
키워드 관리:
브랜드 가이드:
콘텐츠 편집:
외부 문서:
파일:
콘텐츠 캘린더:
계약 할당량:
자동 발행:
성과 데이터:
리포트:
AI 생성:
외부 프리랜서:
기존 데이터:
예상 사용자 수:
희망 일정:

검수 체크리스트

[ ] 고객사 데이터 분리
[ ] 브랜드
[ ] 콘텐츠 등록
[ ] 상태 변경
[ ] 담당자
[ ] 마감
[ ] 캘린더
[ ] 반복 일정
[ ] 키워드
[ ] 키워드 중복
[ ] 내부 댓글
[ ] 고객 댓글
[ ] 승인
[ ] 수정 요청
[ ] 파일
[ ] 버전
[ ] 알림
[ ] 고객 대시보드
[ ] 발행 URL
[ ] 모바일

견적서에서 확인할 항목

• 콘텐츠 일정 관리만 포함되는가?
• 고객사와 브랜드별 데이터가 분리되는가?
• 키워드와 콘텐츠를 연결할 수 있는가?
• 고객 검수와 승인 기능이 포함되는가?
• 파일과 버전을 시스템에서 관리하는가?
• 외부 프리랜서 권한이 포함되는가?
• 자동 발행이 가능한 채널은 어디인가?
• 성과 데이터는 자동 연동인가, 수동 입력인가?
• AI 콘텐츠 생성이 포함되는가?
• 기존 Notion·엑셀 데이터 이전이 포함되는가?

마무리

마케팅 대행사용 업무 시스템은 콘텐츠 달력 하나만으로 완성되지 않습니다.

실제 업무를 줄이려면 다음 흐름이 연결되어야 합니다.

• 고객사와 브랜드
• 키워드와 콘텐츠 기획
• 담당자와 마감
• 내부 검수와 고객 승인
• 발행 일정
• 성과와 보고

현재 사용 중인 도구를 모두 한 번에 대체하기보다 누락과 반복 작업이 가장 많이 발생하는 콘텐츠 상태, 일정과 고객 검수부터 단계적으로 구축하는 것이 좋습니다.